В современной экономике Казахстана компании сталкиваются с вызовами, связанными с необходимостью адаптации к изменяющимся рыночным условиям, повышением инфляции и растущей конкуренцией.
В то же время, перед лицом этих вызовов, казахстанские бизнесы ищут способы оптимизации своих процессов, стремясь не только к сокращению издержек, но и к повышению эффективности и расширению возможностей для роста. Стратегический акселератор План-С выделил ключевые направления оптимизации, которые могут способствовать устойчивому развитию.
Переосмысление подходов к оптимизации
Традиционное понимание оптимизации, как правило, сводится к сокращению затрат и численности персонала. Однако, в контексте казахстанского бизнеса, акцент смещается на альтернативные методы, такие как внедрение технологий и пересмотр бизнес-процессов, которые могут привести к росту без необходимости сокращения штата.
Вариант сокращения затрат и персонала также имеет место быть. Это включает в себя пересмотр расходов и возможное сокращение бонусов для сотрудников, что кажется логичным шагом для восстановления баланса. Однако такой подход может иметь долгосрочные последствия, замедляя развитие и рост бизнеса. Ведь когда руководство сокращает стимулы, это непременно влияет на моральный дух команды.
Чтобы минимизировать отрицательное влияние таких мер, важно обратить внимание на атмосферу в коллективе и стремиться поддерживать высокий уровень вовлеченности и мотивации сотрудников. Руководителю следует активно взаимодействовать с командой, выслушивать их мнения и предложения.
Для компенсации финансовых потерь персонала можно использовать нефинансовые методы мотивации. К примеру, если средства на программы повышения квалификации были сокращены, руководители отделов могут самостоятельно взять на себя роль наставников и тренеров. Это не только поможет сохранить и развить компетенции внутри компании, но и укрепит доверие и уважение между сотрудниками и управлением.
Фокус на бизнес-процессы
Документирование и стандартизация процессов. Компаниям рекомендуется переходить от неформализованного подхода к управлению к четко описанным и стандартизированным процедурам. Это поможет улучшить координацию между отделами и повысить эффективность работы.
Чтобы упростить и улучшить бизнес-процессы, одним из эффективных инструментов является разработка карты процесса. Это подход, который позволяет визуализировать и оптимизировать поток работы и взаимодействие между разными звеньями в компании. Для создания карты процесса вам понадобится лист бумаги формата А4 и несколько маркеров.
На горизонтальной оси листа расположите имена сотрудников, которые участвуют в процессе, начиная с высшего руководства и заканчивая исполнительным звеном, например, от директора до бухгалтера. Вертикальная ось служит временной шкалой, на которой отмечаются ключевые этапы и сроки выполнения задач.
Создание такой карты помогает не только наглядно представить процесс передачи задач и информации между участниками, но и выявить потенциальные "узкие места" и зоны ответственности каждого сотрудника. Представьте эту карту вашей команде. Это не только поможет каждому лучше понять свою роль в общей цепочке, но и способствует более гладкому и продуктивному взаимодействию внутри компании.
Внедрение систем управления
Переход на цифровые технологии и автоматизация рутинных процессов — еще одно важное направление оптимизации.
Платформы ERP, CRM и WMS могут стать ключом к автоматизации рутинных задач, предоставляя руководителям полный контроль и обзор всех аспектов деятельности компании.
При внедрении новых технологий или процессов важно придерживаться принципа пошагового введения изменений, начиная с самых значимых аспектов и постепенно двигаясь к менее критичным. Этот подход предотвращает попытки реализовать сразу все задуманное, что часто приводит к половинчатым результатам и усталости команды.
Ключевым моментом при любом внедрении является не только выбор правильного инструмента или методики, но и полноценная реализация этого решения до самого конца, включая этапы обучения и адаптации сотрудников. Нередко руководители считают задачу выполненной, как только новшество технически внедрено, забывая, что реальная эффективность инструмента начинается только с его полноценного освоения командой.
Обучение сотрудников использованию новых инструментов и процессов не должно восприниматься как дополнительная опция, это — неотъемлемая часть процесса внедрения. Подход должен быть гибким и адаптированным к особенностям вашего бизнеса и команды. Задача руководителя — не только предоставить доступ к новым инструментам, но и убедиться, что каждый сотрудник чувствует себя уверенно и эффективно работает с ними.
Как разработать стратегию оптимизации?
- Разработка стратегии оптимизации представляет собой многоэтапный процесс, требующий вовлеченности и глубокого анализа. Он начинается со стратегических сессий, где ключевые игроки компании объединяют свои усилия для генерации идей и определения направлений для дальнейшего развития. Эти встречи должны проводиться регулярно, по крайней мере, раз в год, чтобы гарантировать, что компания движется в правильном направлении и способна адаптироваться к изменениям во внешней среде.
- Основной задачей стратегической сессии является пересмотр существующих подходов и исследование новых возможностей. Важно отходить от привычных схем и подходить к проблемам с новой стороны, что требует сбора и анализа обширных данных. Аналитика должна охватывать как внешние, так и внутренние аспекты деятельности компании, включая конкурентов, рыночные тенденции, возможности и угрозы, а также ресурсы и потенциал самой компании.
- После сбора необходимой информации следующим шагом является мозговой штурм, целью которого является стимулирование креативного потенциала команды и генерация инновационных идей. В этом процессе ключевую роль играет аналитика, которая служит катализатором для развития новых предложений и решений. Важно соблюдать основные правила мозгового штурма, включая открытость ко всем идеям и акцент на коллективном вкладе.
- Далее, на этапе стратегического выбора, все идеи оцениваются с точки зрения их реализуемости, финансовой выгоды и соответствия общим целям и рыночной ситуации. Это позволяет отсеять менее перспективные предложения и сосредоточиться на тех, которые обладают наибольшим потенциалом для достижения стратегических целей компании.
- Финальным этапом является разработка подробного плана действий, который включает в себя распределение ресурсов, определение ответственных лиц и установление сроков реализации каждой из выбранных инициатив. Этот план должен быть гибким и адаптируемым, чтобы компания могла эффективно реагировать на изменения внешней среды и корректировать свои стратегии в соответствии с текущими потребностями и возможностями.
Внедрение изменений и оптимизация процессов требуют не только внимательного изучения рынка и собственных возможностей, но и активного участия всех членов команды, их готовности к обучению и принятию нововведений. Важно понимать, что оптимизация не всегда подразумевает сокращение расходов или персонала; она может заключаться в улучшении эффективности работы, внедрении инноваций и поиске новых рынков сбыта.